Zeiterfassung

Zeiterfassung

Mit der Hausmeisterapp.com können Sie die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter einfach aktivieren, verwalten und auswerten. Zeiterfassung freischalten - Navigieren Sie zu: Personal > Zeiterfassung - Aktivieren Sie die Zeiterfassung für die gewünschten Mitarbeiter - Verfügbare Optionen: - Kommen (Arbeitszeit / Fahrzeit / Objektzeit) - Pause - Gehen GPS-Standort: Bei entsprechender Einstellung wird der Standort bei jeder Stempelung erfasst. Einstellungen der Zeiterfassung - Gehen Sie zu: Personal > Mitarbeiter > Reiter Zeiterfassung - Hinterlegen Sie die Arbeitsstunden pro Tag (diese dienen auch zur Berechnung des Urlaubsanspruchs) - Automatische Pausenberechnung: Aktivieren oder deaktivieren Sie die automatische Berechnung der Pausenzeiten gemäß §4 ArbZG. Empfohlen: immer aktiviert lassen - Urlaubsanspruch: Legen Sie den jährlichen Anspruch jedes Mitarbeiters fest und bestimmen Sie, bis wann die Urlaubstage genommen werden müssen Abwesenheiten verwalten - Gehen Sie zu: Personal > Mitarbeiter > Reiter Abwesenheiten - Erfassen Sie neue Abwesenheiten und sehen Sie beantragte Abwesenheiten - Administrator-Funktion: Anträge annehmen oder ablehnen Automatische Berechnung: - Die Anzahl der genommenen Urlaubstage wird basierend auf den hinterlegten Arbeitszeiten berechnet und vom Resturlaub abgezogen - Bei fehlenden Urlaubstagen wird der Mitarbeiter informiert und der Antrag kann nicht abgeschickt werden Übersicht der Stempelzeiten - Navigieren Sie zu: Personal > Zeiterfassung > Stempelzeiten - Anzeigen der gestempelten Zeiten inklusive GPS-Standort (falls aktiviert) - Feiertage des hinterlegten Bundeslands werden berücksichtigt - Automatisch berechnete Pausen gemäß §4 ArbZG werden markiert - Übersicht über eingetragene Abwesenheiten und Summe der geleisteten Stunden - Oben rechts: Gesamtsumme des Zeitkontos Übersicht aller Abwesenheiten - Gehen Sie zu: Personal > Abwesenheiten - Anzeige eines Kalenders mit allen hinterlegten Abwesenheiten (bestätigt und beantragt) - Abwesenheiten können bequem per Drag-and-Create hinzugefügt werden

Feiertage in der Zeiterfassung

Feiertage werden bei der Berechnung der Arbeitszeiten automatisch berücksichtigt. Damit dies zuverlässig funktioniert, empfehlen wir, das entsprechende Bundesland in den Unternehmenseinstellungen festzulegen. So setzen Sie Ihr Bundesland 1. Gehen Sie zu „Mein Unternehmen“ 2. Wählen Sie Ihr Bundesland aus 3. Klicken Sie auf Speichern Feiertage für zweigeteilte Bundesländer entfernen In einigen Bundesländern gelten nicht alle Feiertage flächendeckend. So können Sie nicht zutreffende Feiertage ausschließen: 1. Gehen Sie zu den Stempelzeiten eines beliebigen Mitarbeiters 2. Hovern Sie über einen beliebigen Feiertag 3. Klicken Sie auf „Diesen Feiertag ausschließen“ 4. Wählen Sie alle auszuschließenden Feiertage aus der Liste aus

Soll Arbeitszeiten am Benutzer hinterlegen

Um die Soll-Arbeitszeiten für einen Benutzer oder Mitarbeiter zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Administration und navigieren Sie zu Personal > Mitarbeiter. 2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie bearbeiten möchten. 3. Im Bereich Einstellungen für den Mitarbeiter finden Sie den Abschnitt: „Arbeitszeiten in Stunden“ 4. Tragen Sie hier die täglichen Soll-Stunden ein. 5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. Hinweis: Die hinterlegten Soll-Arbeitszeiten werden unter anderem für die Berechnung von Urlaubstagen und die Übersicht der Stempelzeiten genutzt.

Automatische Pausenberechnung / Gesetzliche Pausenregelung

Automatische Pausenberechnung nach §4 ArbZG Um die automatische Pausenberechnung nach §4 ArbZG für einen Benutzer oder Mitarbeiter zu aktivieren oder zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Administration und navigieren Sie zu Personal > Mitarbeiter. 2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie bearbeiten möchten. 3. Im Bereich Zeiterfassung finden Sie den Abschnitt: „Automatische Pausenberechnung nach §4 ArbZG“ 4. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Funktion nach Bedarf. 5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderung zu übernehmen. Hinweis: Wir empfehlen, die automatische Pausenberechnung aktiviert zu lassen, um gesetzeskonforme Pausenzeiten zuverlässig zu erfassen.

Urlaubsanträge erstellen (Web und App)

Sie können Urlaube sowohl in der Webversion (Manager + Admin) als auch direkt über die App (Mitarbeiter) anlegen. In der Webversion (Manager + Admin) 1. Navigieren Sie zu Personal > Mitarbeiter und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus. 2. Wechseln Sie zum Tab Abwesenheiten. 3. Klicken Sie auf + Neu. 4. Wählen Sie den Grund der Abwesenheit aus. 5. Passen Sie Datum oder Zeitraum an. 6. Bestimmen Sie den Status des Antrags. 7. Hinterlegen Sie bei Bedarf eine Notiz. Über die App (Mitarbeiter) 1. Gehen Sie im Dashboard bei der Zeiterfassung auf Details. 2. Wechseln Sie zum Tab Abwesenheiten. 3. Tippen Sie auf +, um einen neuen Antrag zu stellen. 4. Wählen Sie den Grund der Abwesenheit aus. 5. Passen Sie Datum oder Zeitraum an. 6. Hinterlegen Sie bei Bedarf eine Notiz. 7. Oben rechts auf Absenden tippen.

Arbeitszeit auf Objekte stempeln

Mit dieser Funktion können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit direkt einem bestimmten Objekt zuordnen – transparent, nachvollziehbar und zeitsparend. Damit alles reibungslos funktioniert, sind einige Voraussetzungen und Schritte zu beachten. Voraussetzungen Bevor Sie mit dem Einstempeln von Arbeitszeiten beginnen, stellen Sie bitte sicher, dass Folgendes erfüllt ist: - Objekte sind mit Standort verknüpft Damit die App erkennen kann, wo sich das Objekt befindet, muss ein GPS-Standort hinterlegt sein. - GPS auf dem Mobilgerät aktiviert Nur so kann die App Ihren Standort erfassen und Objekte in Ihrer Nähe erkennen. - Sowohl bei iOS als auch bei Android muss „genauer Standort“ aktiviert sein. - Ohne diese Einstellung sind die GPS-Daten nicht präzise genug. - Option „Objekte in der Nähe finden“ aktiviert In den App-Einstellungen muss diese Funktion eingeschaltet sein, damit die Objekte automatisch im Umkreis angezeigt werden. Hinweis: Der GPS-Radius beträgt 100 Meter. Nur Objekte innerhalb dieses Bereichs werden erkannt. Ablauf 1. App öffnen und zu „Objekte“ navigieren 2. Befinden Sie sich in der Nähe eines Objekts (innerhalb von 100 Metern), erscheint ein grüner Button. Tippen Sie darauf. - Es werden alle Objekte angezeigt, die sich im Umkreis befinden. 3. Gewünschtes Objekt auswählen und auf „In Objekt einstempeln“ klicken - Ihre Arbeitszeit wird automatisch mit diesem Objekt verknüpft. Zusätzlicher Vorteil Wenn ein Arbeitsprotokoll erstellt wird und Sie zuvor ein- und ausgestempelt haben, wird die gestempelte Zeit automatisch unter den Vorschlägen angezeigt. - Spart Zeit bei der Dokumentation - Stellt sicher, dass alle erfassten Zeiten korrekt zugeordnet werden Zusammenfassung Dank dieser Funktion wird die Zeiterfassung präziser und effizienter. GPS-gestützte Erkennung und die automatische Zuordnung sorgen dafür, dass Sie stets den Überblick über alle Arbeitszeiten behalten.

Änderungsanträge in der Zeiterfassung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Änderungsanträge für Ihre Zeiterfassung stellen und wie diese im System bearbeitet werden. 1. Änderungsanträge erstellen Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Änderungsantrag zu stellen: 1. Über die Zeiterfassung im Dashboard - Gehen Sie im Dashboard auf Details. 2. Nachträglich über das Zeitkonto - Öffnen Sie den Punkt Zeitkonto. Schritte zum Beantragen einer Änderung oder Löschung 1. Wischen Sie den gewünschten Eintrag nach links. 2. Wählen Sie Änderung oder Löschung aus. 3. Geben Sie eine Begründung ein. 4. Drücken Sie auf Senden. Schritte zum Beantragen einer neuen Zeitangabe 1. Gehen Sie auf Änderungsanträge. 2. Klicken Sie oben rechts auf das +. 3. Geben Sie die Zeit und die Aktion der neuen Stempelung ein. 4. Geben Sie eine Begründung ein. 5. Drücken Sie auf Senden. 2. Bearbeitung durch Administratoren - Ohne selbstständige Zeitmanipulation: Wenn in den Unternehmenseinstellungen nicht erlaubt ist, dass Mitarbeiter ihre Zeiten selbstständig ändern, erhalten die Administratoren automatisch eine Benachrichtigung über den Änderungsantrag. - Administratoren können den Antrag genehmigen oder ablehnen. - Die Anträge finden Sie im Reiter Zeiterfassung oben rechts unter Änderungsanträge. - Mit selbstständiger Zeitmanipulation: Wenn Mitarbeiter ihre Zeiten eigenständig bearbeiten dürfen, wird die Änderung automatisch als genehmigt gespeichert. - In diesem Fall erscheint der Antrag nicht in den Änderungsanträgen. - Sie können jedoch in der Listenansicht der Zeiterfassung nachvollziehen, dass der Stempel manuell bearbeitet wurde.