Allgemein

Ticket-Benachrichtigungen

Benachrichtigungen für Tickets In der Hausmeisterapp werden Benachrichtigungen auf verschiedenen Wegen bereitgestellt. Sowohl auf dem Mobilgerät als auch im Browser gibt es ein Nachrichtencenter, in dem alle Benachrichtigungen zusammenlaufen. Zusätzlich erhalten Sie für die meisten Benachrichtigungen Push-Nachrichten, sobald Sie mit einem Mobilgerät eingeloggt sind. Benachrichtigungen für neu erstellte Tickets Um Benachrichtigungen für neu erstellte Tickets automatisch für einen Benutzer oder Mitarbeiter zu aktivieren oder zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Administration und navigieren Sie zu Personal > Mitarbeiter. 2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie bearbeiten möchten. 3. Im Abschnitt Benachrichtigungen finden Sie die Option: „Benachrichtigungen automatisch für neu erstellte Tickets aktivieren“ 4. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option und klicken Sie anschließend auf Speichern. Sobald diese Funktion aktiviert ist, wird der Mitarbeiter bei jedem neu erstellten Ticket benachrichtigt – egal, ob das Ticket von einem anderen Mitarbeiter oder einem Bewohner erstellt wurde. Außerdem werden Updates an diesen Tickets ebenfalls übermittelt. Hinweis: Diese Einstellung ist besonders sinnvoll für Manager oder Administratoren, da sie einen schnellen Überblick über alle neuen Vorgänge ermöglicht. Für reguläre Mitarbeiter kann diese Einstellung jedoch zu vielen Benachrichtigungen führen. Benachrichtigungen für bestehende Tickets Für jedes Ticket werden standardmäßig folgende Personen als Beobachter gesetzt: - der Ersteller des Tickets - jeder, der das Ticket kommentiert hat - zugewiesene Manager und Mitarbeiter Um über Änderungen an einem bestehenden Ticket informiert zu werden, können Sie über die „Glocke“ die Benachrichtigungen aktivieren. So erhalten Sie alle Updates und bleiben stets auf dem aktuellen Stand.

Karten / Maps

Unsere Karten bieten Ihnen viele Möglichkeiten, um Planungen und Arbeitsabläufe noch effektiver zu gestalten. Das wichtigste zuerst: Standort des Unternehmens setzen Damit alle Funktionen korrekt arbeiten und Sie schnell zu Ihren Objekten navigieren können, tragen Sie unbedingt den Hauptstandort Ihres Unternehmens auf der Karte ein. FAQ – Karten & Adressen Welche Karten werden verwendet? Wir nutzen OpenStreetMap. Diese Karten werden kostenfrei bereitgestellt und von einer großen Community gepflegt. Warum nicht Google Maps? Google Maps ist mit Kosten verbunden. Um diese nicht an unsere Kunden weiterzugeben, haben wir uns bewusst für OpenStreetMap entschieden. Warum werden Objektadressen nicht automatisch auf der Karte angezeigt? Eine komfortable automatische Adresssuche ist leider bei allen Schnittstellen kostenintensiv. OpenStreetMap bietet diese Funktion nicht. Vorteil: Da wir mit Koordinaten arbeiten, wird jedes Objekt immer genau dort angezeigt, wo Sie es auf der Karte setzen, auch wenn die Adresse nicht gefunden wird oder falsch angezeigt wird.

Wie viele Geräte können mit einem Account verwendet werden?

Gleichzeitige Nutzung pro Benutzer Aus Sicherheits- und Lizenzgründen ist pro Benutzer nur eine begrenzte Anzahl von gleichzeitigen Sitzungen erlaubt. Konkret bedeutet dies: - Ein Benutzer kann ein Mobilgerät über die Hausmeisterapp (Android oder iOS) und - einen Browser über die Weboberfläche gleichzeitig verwenden. Meldet sich ein Benutzer zusätzlich auf einem weiteren Gerät oder in einem weiteren Browser an, erkennt das System die älteste bestehende Sitzung und beendet diese automatisch. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass: - die Lizenzregelungen eingehalten werden, - die Sicherheit Ihrer Daten gewahrt bleibt, - und mehrfache, parallele Logins vermieden werden, die zu Synchronisationsproblemen führen könnten. Hinweis: Wenn Sie regelmäßig zwischen Geräten wechseln, empfiehlt es sich, sich zunächst auf dem alten Gerät abzumelden, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Wo finde ich meine Rechnungen?

Als Firmeninhaber erhalten Sie Ihre Rechnungen automatisch per E-Mail, sodass Sie stets einen direkten Überblick über die anfallenden Kosten haben. Jede Rechnung enthält alle relevanten Informationen zu Ihrem Abonnement, den gebuchten Leistungen sowie eventuellen Zusatzkosten. Darüber hinaus können Sie alle Rechnungen jederzeit bequem in der Weboberfläche einsehen: Navigieren Sie dazu zu „Mein Unternehmen“ > „Transaktionen & Rechnungen ansehen“. Dort finden Sie eine vollständige Übersicht aller bisherigen Rechnungen, sortiert nach Datum. Sie können Rechnungen einsehen, herunterladen oder bei Bedarf als PDF speichern – ideal für die Buchhaltung oder interne Dokumentation. Durch diese zentrale Verwaltung behalten Sie stets den Überblick über Zahlungen, offene Beträge und Ihre Abrechnungen. So stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen nachvollziehbar sind und Sie jederzeit Zugriff auf die benötigten Unterlagen haben.

Wie aktualisiere ich meine App?

Um sicherzustellen, dass Sie immer die neuesten Funktionen und Verbesserungen nutzen, sollten Sie Ihre Hausmeisterapp regelmäßig aktualisieren. iOS (Apple) 1. Öffnen Sie den App Store auf Ihrem iPhone oder iPad 2. Suchen Sie nach der App „Hausmeisterapp.com“ 3. Tippen Sie auf „AKTUALISIEREN“ Android 1. Öffnen Sie die Google Play Store App 2. Tippen Sie rechts oben auf das Profilsymbol 3. Wählen Sie Apps und Geräte verwalten 4. Apps, für die ein Update verfügbar ist, sind mit „Update verfügbar“ gekennzeichnet 5. Tippen Sie auf Aktualisieren

Speicherung & Sicherheit der Daten

Seit Beginn der Entwicklung der Hausmeisterapp legen wir größten Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten. Das umfasst nicht nur den Schutz vor unbefugtem Zugriff, sondern auch vor Datenverlust. Bereits seit jeher werden tägliche Backups aller Daten durchgeführt. Seit dem 03.06.2023 haben wir unsere Backup-Strategie weiter ausgebaut, um den bestmöglichen Schutz vor Datenverlust zu gewährleisten. Zusätzlich werden die Datenbanken an zwei weiteren Standorten gespiegelt und in einem Cluster betrieben, sodass sie permanent synchronisiert und bei Ausfall eines Servers sofort verfügbar sind. Wie Ihre Daten geschützt werden Die nachfolgende Grafik zeigt, wie Ihre Daten auch außerhalb des Rechenzentrums, in dem die Hausmeisterapp gehostet wird, gesichert sind. Ereignisse wie Feuer oder Wasserschäden in Rechenzentren können verheerend sein – für solche Fälle haben wir unser Backup-System vollständig erneuert: - Tägliche Sicherung: Alle Dateien (Bilder, Dokumente) sowie die gesamte Datenbank werden mindestens einmal alle 24 Stunden gesichert. - Verschlüsselte Übertragung: Die Daten werden über sichere, verschlüsselte Verbindungen an zwei zusätzliche, räumlich getrennte Standorte übertragen. - Dreifacher Schutz: Zusätzlich werden alle Serverdaten im Haupt-Rechenzentrum nochmals gesichert. Damit sind Ihre Daten dreifach geschützt – selbst bei einem Schaden im Haupt-Rechenzentrum bleiben sie sicher erhalten. Datenbackup.png Speicherorte der Backups Alle Server-Standorte befinden sich ausschließlich in Deutschland. Aus Sicherheitsgründen geben wir nur Ortsnamen oder Landkreise an: - Nürnberg Ost - Nürnberg West - Falkenstein - Landshut Alle Daten werden verschlüsselt auf Festplatten außerhalb des Haupt-Rechenzentrums gespeichert und sind somit sicher vor Verlust.

SEPA Lastschrift

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Zahlungen bequem per Lastschrift zu erledigen. Vorteile: - Zahlungen nicht vergessen: Die Beträge werden automatisch abgebucht. - Bürokratischen Aufwand reduzieren: Kein manuelles Überweisen oder Ausfüllen von Überweisungsbelegen mehr nötig. - Mahnkosten vermeiden: Pünktliche Zahlungen sorgen dafür, dass zusätzliche Kosten vermieden werden. So funktioniert es: 1. Formular herunterladen: SEPA-Lastschriftmandat herunterladen 2. Formular ausfüllen: Tragen Sie alle erforderlichen Daten sorgfältig ein. 3. Rücksendung: Senden Sie das ausgefüllte Formular per E-Mail an: service@hausmeisterapp.com.

Individuelle Tags setzen

Mit eigenen Tags können Sie Objekte, Tickets, Aufgaben und Arbeitsprotokolle noch individueller gestalten und filtern. Tags erstellen 1. Gehen Sie zu Mein Unternehmen > Einstellungen > Tags 2. Erstellen Sie einen neuen Tag und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen 3. Nach der Erstellung kann der Tag global für Tickets, Aufgaben und Arbeitsprotokolle genutzt werden Nutzung von Tags - Einbinden: Wählen Sie den passenden Tag beim Erstellen oder Bearbeiten eines Tickets, einer Aufgabe oder eines Arbeitsprotokolls aus - Verwendung prüfen: Sie können sehen, wie oft ein Tag aktuell genutzt wird - Löschen: Wenn ein Tag gelöscht wird, werden automatisch alle bestehenden Verknüpfungen aufgehoben Beispiele für Tags - Tickets & Arbeitsprotokolle: z. B. „zur Abrechnung“ - Aufgaben: z. B. „doppelt prüfen“ oder „wichtig“ - Objekte: z.B. "Großkunde", "Komplex" Filtern nach Tags Wenn Sie mit Tags arbeiten, können Sie Tickets, Arbeitsprotokolle und Aufgaben nach Tags filtern, um jederzeit den Überblick zu behalten.

Zählerverwaltung

Was ist die Zählerverwaltung? Die Zählerverwaltung ermöglicht es, Zähler mit individuellen Zählernummern anzulegen und sämtliche Zählerstände sowie Ablesungen zentral zu verwalten. Sie dient der strukturierten Erfassung, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller Zählerdaten. Ablesungen und Dokumentation Zu jedem Zähler können beliebig viele Ablesungen erfasst werden. Dabei lassen sich: - Zählerstände dokumentieren - Ablesungen zeitlich nachvollziehen - Fotos zur Ablesung hinzufügen, um die erfassten Werte zu belegen So bleiben alle Informationen transparent und jederzeit prüfbar. Ableseintervalle festlegen Für jeden Zähler können individuelle Ableseintervalle definiert werden. Dadurch behalten Sie stets den Überblick darüber, wann die nächste Ablesung fällig ist. Diese Funktion unterstützt insbesondere bei: - regelmäßig wiederkehrenden Ablesungen - mehreren Zählern mit unterschiedlichen Intervallen Aufgaben automatisch erstellen Sobald einem Zähler ein Ableseintervall zugewiesen wird, bietet das System die Möglichkeit, mit nur einem Klick eine passende Aufgabe zu erstellen. Diese Aufgabe: - erinnert an die anstehende Ablesung - kann einem Verantwortlichen zugewiesen werden - sorgt für klare Zuständigkeiten und einen strukturierten Ablauf Vorteile der Zählerverwaltung - Zentrale Verwaltung aller Zähler und Ablesungen - Lückenlose Dokumentation durch Zählerstände und Fotos - Individueller Ableseintervall je Zähler - Automatische Unterstützung durch Aufgaben und deren Erinnerungen - Effizientere Organisation des gesamten Ableseprozesses Zusammenfassung Die Zählerverwaltung erleichtert die Organisation, Dokumentation und Planung von Zählerablesungen erheblich. Durch strukturierte Erfassung, flexible Intervalle und integriertes Aufgabenmanagement wird der Ableseprozess übersichtlich, nachvollziehbar und effizient gestaltet.

Benutzerdefinierte Felder

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie eigene Informationen individuell in unser System eintragen. Beispiele hierfür sind: - Rechnungsnummern - Auftragsnummern - Projektnamen - Weitere Zusatzinformationen nach Bedarf Diese Felder ermöglichen es, Arbeitsabläufe optimal auf Ihre Anforderungen abzustimmen und relevante Informationen direkt im System verfügbar zu halten. Benutzerdefinierte Felder können über „Mein Unternehmen“ erstellt und angepasst werden. Funktionsweise Flexibel anpassbar: Sie entscheiden selbst, welche Felder benötigt werden und welche Inhalte dort eingetragen werden können. Zuweisung zu Bereichen: Beim Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes legen Sie fest, für welche Bereiche es verfügbar sein soll: - Tickets - Aufgaben - Arbeitsprotokolle Automatische Weitervererbung: Wenn ein Arbeitsprotokoll aus einer Aufgabe erstellt wird und beide Bereiche (Aufgaben und Arbeitsprotokolle) für das Feld aktiviert sind: - werden die Inhalte der benutzerdefinierten Felder automatisch übernommen - müssen die Informationen nicht erneut eingetragen werden - bleibt die Nachvollziehbarkeit und Einheitlichkeit der Daten erhalten Vorteile auf einen Blick - Einheitliche Dokumentation wichtiger Zusatzinformationen - Weniger manuelle Eingaben durch automatische Übertragung - Flexibler Aufbau je nach Unternehmensanforderung - Verbesserte Übersichtlichkeit in Tickets, Aufgaben und Arbeitsprotokollen