Arbeitsprotokolle

Arbeitsprotokoll Anlegen (In der App)

In der Hausmeisterapp gibt es mehrere Möglichkeiten, Arbeitsprotokolle zu erstellen: 1. Vom Home-Bildschirm der App - Klicken Sie auf den orangenen Button mit den drei Punkten unten rechts. - Wählen Sie „Arbeit protokollieren“ aus. - Alternativ können Sie den Schnell-Button „+ Protokoll“ nutzen. 2. Aus einem Ticket heraus - Öffnen Sie das gewünschte Ticket. - Klicken Sie auf den orangenen Button mit den drei Punkten unten rechts. - Wählen Sie „Arbeit protokollieren“ aus. Tipp: Das Ticket und das zugehörige Objekt werden automatisch mit dem Protokoll verknüpft. 3. Aus einer Aufgabe heraus - Öffnen Sie die entsprechende Aufgabe. - Klicken Sie auf den orangenen Button mit den drei Punkten unten rechts. - Wählen Sie „Arbeit protokollieren“ aus. Tipp: Die Aufgabe und ggf. das zugehörige Ticket samt Objekt werden automatisch mit dem Protokoll verknüpft. 4. Aus einem Objekt heraus - Öffnen Sie das gewünschte Objekt. - Klicken Sie auf den orangenen Button mit den drei Punkten unten rechts. - Wählen Sie „Arbeit protokollieren“ aus. - Alternativ können Sie den Button „Arbeit protokollieren“ direkt innerhalb einer Aufgabe nutzen. Tipp: Das Objekt wird automatisch mit dem Protokoll verknüpft. Speichern von Protokollen Entwurf speichern - Das Protokoll wird lokal auf dem Gerät zwischengespeichert. - Zwischengespeicherte Protokolle können über den Home-Bildschirm geöffnet und bearbeitet werden. Abschließen und Senden - Erst durch „Abschließen und Senden“ wird das Protokoll auf den Server hochgeladen. - Manager haben danach Zugriff auf das Protokoll. - Nachträgliche Bearbeitungen sind nicht möglich.

Arbeitsprotokolle verwalten und auswerten

Über das Hauptmenü in der Administration unter „Arbeitsprotokolle“ finden Sie eine Übersicht aller angelegten Protokolle. Sie können die Liste bequem nach Datum, Objekt, Kunde oder Mitarbeiter filtern, um schnell das gewünschte Protokoll zu finden. Protokoll einsehen und bearbeiten Um ein Protokoll einzusehen, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag in der Liste. - Bearbeiten: Solange ein Protokoll nicht finalisiert ist, können Sie alle Inhalte nachträglich ändern. - Finalisieren: Mit dieser Option wird das Protokoll endgültig gesperrt. Danach ist keine Bearbeitung mehr möglich. - Vorteil: Sie können sicher nachweisen, dass die Arbeit korrekt dokumentiert wurde, ohne dass spätere Änderungen vorgenommen werden. Weitere Funktionen - PDF-Export: Alle Protokolle können als PDF-Datei exportiert und archiviert werden, z. B. für Kunden oder interne Dokumentation.

Individuelle Vorlagen für Arbeitsprotokolle

Ab sofort können eigene Vorlagen für Arbeitsprotokolle erstellt werden. So lassen sich die Protokolle noch besser an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Vollständige Kontrolle über die Felder Für jedes Feld innerhalb eines Arbeitsprotokolls können Sie genaue Parameter festlegen: - Ausblenden – das Feld wird nicht angezeigt - Optional – das Feld kann, muss aber nicht ausgefüllt werden - Pflichtfeld – das Feld muss ausgefüllt werden, bevor das Protokoll übermittelt werden kann Mit diesen Einstellungen haben Sie die volle Kontrolle darüber, welche Informationen abgefragt werden und welche unbedingt angegeben werden müssen. Vorteil: Mitarbeiter sehen nur die Informationen, die wirklich relevant sind, und Arbeitsabläufe werden effizienter gestaltet. Nutzung der Vorlagen - Die erstellten Vorlagen können bei Tickets, Aufgaben und Objekten ausgewählt und direkt hinterlegt werden. - Sobald eine Vorlage hinterlegt ist, erscheint sie automatisch beim zuständigen Mitarbeiter auf dem Mobilgerät, ohne dass zusätzliche Einstellungen nötig sind. Reihenfolge und Überschreibungen - Objektvorlage: Wenn für ein Objekt eine Vorlage hinterlegt ist, gilt diese standardmäßig. - Ticket-/Aufgaben-Vorlage: Steht ein Ticket oder eine Aufgabe in Verbindung mit dem Objekt, hat die Vorlage des Tickets oder der Aufgabe Vorrang. So wird sichergestellt, dass immer die passendste Vorlage für die jeweilige Situation genutzt wird.

Automatische Email für Arbeitsprotokolle

Unsere Software bietet ab sofort eine zeitsparende Funktion: den automatischen E-Mail-Versand von Arbeitsprotokollen. So funktioniert es Sie können festlegen, dass automatisch eine E-Mail verschickt wird, sobald: - ein Mitarbeiter das Arbeitsprotokoll über sein Mobilgerät an das System übergibt, oder - das Protokoll am Desktop über den Button „Finalisieren“ abgeschlossen wird. Individuelle Anpassungen - Sowohl die Empfänger-Adresse als auch der E-Mail-Text können individuell angepasst werden. - Bei bestimmten Tickets oder Aufgaben können Sie abweichende Texte beim Auswählen der Vorlage anpassen. Vorteile - Automatische Weiterleitung aller relevanten Informationen - Sofortige Zustellung an die richtigen Stellen - Kein manueller Aufwand mehr nötig Zusammenfassung Mit dieser Funktion sorgen Sie dafür, dass Arbeitsprotokolle effizient, schnell und zuverlässig an die richtigen Empfänger gelangen.

Arbeitsprotokolle mit Hausverwaltung teilen

Wenn Ihre Hausverwaltung mit der Hausmeisterapp.com arbeitet und mit einem Objekt verknüpft wurde, können Sie Protokolle mit wenigen Klicks direkt freigeben. Die Hausverwaltung kann dann die Arbeitsprotokolle jederzeit als PDF abrufen. Voraussetzungen - Die Hausverwaltung ist bei der Hausmeisterapp.com registriert - Die Hausverwaltung ist für das Objekt, für welchen Sie Arbeitsprotokolle teilen wollen freigeschaltet - Das Protokoll wurde vom Mobilgerät erfolgreich abgeschlossen und abgesendet Teilen einzelner Protokolle 1. Öffnen Sie das Protokoll und klicken Sie auf Teilen. 2. Setzen Sie den Haken bei "Protokoll für die Hausverwaltung Freigeben" Teilen mehrerer Protokolle gleichzeitig Markieren Sie über die Mehrfachauswahl die Protokolle, die Sie mit der Hausverwaltung teilen möchten. Anschließend gehen Sie auf Stapelverarbeitung und wählen "Freigabe für Hausverwaltung"