Sachanlagen

Was sind Sachanlagen und was kann ich damit anfangen?

Sachanlagen – Überblick und Verwendung Was sind Sachanlagen? Sachanlagen sind physische Objekte, die im Arbeitsalltag regelmäßig genutzt, verwaltet oder dokumentiert werden müssen. Dazu zählen zum Beispiel: - Schlüssel und Schlüsselsätze - Klein- und Großgeräte - Maschinen und Werkzeuge - mobile Ausstattungsgegenstände Sachanlagen helfen dabei, Transparenz über den Bestand, den aktuellen Standort und die Nutzung dieser zu schaffen. Wofür können Sachanlagen verwendet werden? Sachanlagen können in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, unter anderem zur: - Schlüsselverwaltung - Dokumentation von mitgenommenen und zurückgegebenen Objekten (nur über NFC-Tags) - Organisation von Aufgaben und Tickets, bei denen bestimmte Sachanlagen benötigt werden - Nachvollziehbarkeit, welche Objekte Sachanlagen im Bestand haben Durch die Zuordnung zu Objekten, Aufgaben und Tickets sehen Mitarbeiter auf einen Blick, welche Sachanlagen erforderlich sind. Funktionsweise der Sachanlagen Sachanlagen anlegen und verwalten Sachanlagen werden über die Weboberfläche angelegt und gepflegt. Dort können unter anderem: - Name und Beschreibung hinterlegt werden - Sachanlagen als beweglich markiert werden (NFC-Funktion) - QR-Codes und Barcodes erstellt werden - Dateien und Bilder Hinterlegen Bewegliche Sachanlagen & NFC Wird eine Sachanlage als beweglich markiert, kann sie mithilfe eines NFC-Tags verwaltet werden. Der typische Ablauf: 1. NFC-Tag scannen Die Sachanlage wird per NFC erkannt. 2. Mitnehmen Der Mitarbeiter nimmt die Sachanlage mit. Optional kann direkt ein Rückgabedatum festgelegt werden. 3. Rückgabe Beim Zurückbringen wird der NFC-Tag erneut gescannt und die Rückgabe dokumentiert. So ist jederzeit ersichtlich: - welche Sachanlage unterwegs ist - wer sie aktuell nutzt - ob eine Rückgabe geplant oder überfällig ist Vorteile der NFC-gestützten Sachanlagenverwaltung - Klare Übersicht über Sachanlagen im Umlauf - Weniger Nachfragen und Suchaufwand - Transparente Dokumentation von Mitnahme und Rückgabe - Effizientere Aufgabenplanung durch klare Zuordnung Zusammenfassung Sachanlagen ermöglichen eine strukturierte, transparente und digitale Verwaltung physischer Objekte. In Kombination mit NFC-Tags lassen sich Prozesse wie Schlüsselverwaltung oder Gerätemitnahme einfach, schnell und nachvollziehbar abbilden.

(Schlüssel-)Verwaltung mit NFC-Tags

Dies bezieht sich auf alle Sachanlagen, die als beweglich markiert wurden. Was ist die Schlüsselverwaltung? Die Schlüsselverwaltung ermöglicht es, Schlüssel und Schlüsselsätze digital zu erfassen, zu verwalten und nachzuverfolgen. Sie basiert auf unseren Sachanlagen und nutzt unsere NFC-Tags, um Mitnahme und Rückgabe einfach und nachvollziehbar zu dokumentieren. So behalten Sie jederzeit den Überblick: - Welche Schlüssel sind im Umlauf? - Wer hat welchen Schlüssel? - Wann ist eine Rückgabe geplant? Wofür wird die Schlüsselverwaltung verwendet? Die Schlüsselverwaltung eignet sich insbesondere für: - Gebäudeschlüssel - Objekt- und Zugangsschlüssel - Schlüsselsätze für Aufgaben oder Einsätze - Temporär ausgegebene Schlüssel an Mitarbeiter Sie sorgt für Transparenz, Sicherheit und klare Zuständigkeiten im Arbeitsalltag. Funktionsweise der Schlüsselverwaltung Schlüssel als Sachanlage anlegen Sachanlagen werden mit dem Typ Schlüssel angelegt und verwaltet. Wenn es sich nicht um Schlüssel handelt kann man eine Sachanlage als beweglich markieren. Dabei können: - ein Name und eine Beschreibung vergeben werden - eine Schlüsselnummer eingetragen werden - ein Objekt zugewiesen werden - ein QR-Code erstellt werden - Bilder und Dateien angehangen werden So wird jeder Schlüssel eindeutig identifizierbar. Schlüssel mit NFC verwalten Die Verwaltung erfolgt über das Scannen des NFC-Tags mit einem mobilen Gerät. Der Ablauf: 1. NFC-Tag scannen Der Schlüssel wird eindeutig erkannt. 2. Schlüssel mitnehmen Der Mitarbeiter nimmt den Schlüssel an sich. Optional kann direkt ein Rückgabedatum festgelegt werden. 3. Schlüssel zurückbringen Beim Zurückgeben wird der NFC-Tag erneut gescannt und die Rückgabe dokumentiert. 4. Überblick & Nachvollziehbarkeit In der Übersicht ist jederzeit ersichtlich: - welche Schlüssel verfügbar sind - welche Schlüssel mitgenommen wurden - wer sie aktuell nutzt - ob eine Rückgabe geplant oder überfällig ist Schlüssel & Aufgaben Schlüssel können Aufgaben und Tickets zugeordnet werden. So sehen Mitarbeiter direkt: - welche Schlüssel benötigt werden - ob die benötigten Schlüssel aktuell verfügbar sind Das erleichtert die Planung und vermeidet Verzögerungen. Vorteile der digitalen Schlüsselverwaltung - Transparente Nachverfolgung von Schlüsseln - Weniger Verlust- und Suchrisiko - Klare Verantwortlichkeiten - Effizientere Aufgabenorganisation - Einfache Bedienung durch NFC Zusammenfassung Die Schlüsselverwaltung mit NFC macht den Umgang mit Schlüsseln einfach, sicher und nachvollziehbar. Durch die Kombination aus Sachanlagen, NFC-Tags und Aufgaben-/Ticketverknüpfungen entsteht ein übersichtlicher und effizienter Prozess für den gesamten Arbeitsalltag.